Software gestionale segreteria organizzativa
Software gestionale segreteria organizzativa
Il cuore della piattaforma di gestione eventi è il software gestionale segreteria organizzativa, strumento fondamentale dove vengono caricate le liste di invitati e gestite tutte le necessità dell’evento, per semplificare e rendere più veloce e preciso il lavoro della Segreteria Organizzativa.
La sicurezza prima di tutto
Per la massima sicurezza, server dedicati in server farm in Italia protetti con firewall e certificati SSL.
Garantiamo un lavoro a compartimenti stagni, con database dedicato senza alcuna possibilità di interferenza tra un lavoro e l’altro. Account utente con privilegi di accesso personalizzati per singolo gestionale.
Collegamento protetto da certificato SSL di livello Enterprise con codifica RSA a 2048 bit
Un design intuitivo
Per la massima sicurezza, server dedicati in server farm in Italia protetti con firewall e certificati SSL.
Garantiamo un lavoro a compartimenti stagni, con database dedicato senza alcuna possibilità di interferenza tra un lavoro e l’altro. Account utente con privilegi di accesso personalizzati per singolo gestionale.
Divisione intuitiva delle sezioni in un pratico Menu e Sottomenu
Sezioni personalizzabili ad accesso rapido
Accesso rapido a sotto sezioni della scheda del partecipante
Programma di comunicazione
Programma di invio comunicazioni personalizzate, tiene traccia delle email ufficiali inviate.
Sofisticato sistema di gestione modelli email in HTML con grafica, contenuti e dati personalizzati per singolo invitato. Server dedicati per invio email, IP dedicati ad alta reputazione di “deliverability”, l’arte di saper recapitare un email nella inbox del destinatario, evitando di essere interpretati come spam.
Verifica lato server delle email
Invio email HTML personalizzabili con i dati dell’invitato
Dati post invio in tempo reale, status di invio, aperture e clic
Gestione errori di invio
Le email tornate indietro non sono più un problema, gli errori vengono gestiti direttamente dalla piattaforma.
Con una semplice ricerca sarà possibile trovare tutti gli invitati le cui email sono tornate indietro. Si risparmiano ore di lavoro, ogni errore sarà facilmente individuabile, da correggere in autonomia o chiedendo aiuto al nostro supporto tecnico.
Gestione automatica degli errori di invio, con codice e descrizione inviate dal server
Invio SMS personalizzati
L’SMS è ancora il mezzo più sicuro di comunicazioni veloce tra le persone, da sempre la nostra piattaforma gestisce l’invio personalizzato singolo e massivo.
I modelli SMS possono essere personalizzati con dati per singolo invitato, per comunicare velocemente informazioni personalizzate. L’invio massivo di SMS può garantire la ricezione in un certo giorno ed orario. Ogni invio potrà essere monitorato, per gestire eventuali errori, in tempo reale.
Invio SMS programmati per giorno ed orario
Status di invio per monitorare errori e ricezioni
Raccolta dati in tempo reale
I moduli di registrazione sulle nostre web app dialogano in tempo reale con il gestionale.
Il gestionale sfrutta una connessione persistente con il server, questo vuol dire che ogni dato, ogni inserimento, ogni modifica è subito disponibile e visualizzabile dai singoli operatori. I dati passano dalla web app al gestionale immediatamente, ogni elaborazione potrà contare su dati aggiornati in tempo reale. Maggiori informazioni sulle web app per eventi di Goodgest.
Registrazioni in tempo reale direttamente sulla scheda del partecipante
Tante altre possibilità…
Il software gestionale segreteria organizzativa si adatta in tempi rapidi secondo le esigenze del vostro lavoro
Multiutente e multipiattaforma
Ogni operatore ha il suo account per accedere al gestionale e vedere i lavori a cui è abilitato. Su ogni lavoro più utenti posso interagire per inserire e modificare dati, senza il rischio alcuno di interferenza. Ogni operatore lavora in autonomia e sicurezza, secondo i privilegi che gli sono stati assegnati.
Il collegamento al gestionale si basa su connessioni persistenti, in questo modo un dato inserito o modificato sarà immediatamente visibile e gestito dagli altri utenti. Senza bisogno di fare refresh e senza che per errore una modifica non venga gestita o sovra scritta da altri.
La Piattaforma di gestione eventi può girare allo stesso modo su computer Windows e Macintosh, su iPad e in generale sistemi iOS e su qualunque computer e device abbia un web browser moderno, grazie all’interfaccia web che simula l’applicazione nativa.
Web site di amministrazione
Il cliente finale o gli account del progetto, hanno finalmente uno strumento meraviglioso per monitorare l’andamento della segreteria organizzativa. Potranno avere accesso a dati in tempo reale per controllare l’evoluzione delle registrazioni, estrapolare il report in autonomia e vedere le schede di ogni singolo partecipante.
Da un area riservata del sito web di registrazione, con un account personale, potranno accedere da qualsiasi computer, tablet o smartphone, semplicemente con un browser web.
L’area riservata è completamente configurabile secondo esigenze, contiene i dati sempre aggiornati in sola visualizzazione.
Liste e report in Excel
Direttamente dal gestionale è possibile creare modelli excel da poter esportare in velocità. Ogni modello excel potrà essere personalizzato con i dati scelti andando ad inserire gli specifici campi dell’invitato o di qualsiasi altro dato relazionato ad esso.
Sarà possibile personalizzare anche i modelli per la rooming list, ordine e nomi delle colonne secondo esigenze e il secondo foglio con i conteggi delle room nights per tipologia di stanza.
Ogni modello excel potrà essere esportato scegliendo se inserire tutti gli invitati o solo il gruppo selezionato da una ricerca.
Ricerche complesse con facilità
Lo strumento di ricerca permette ricerche complesse in un modo intuitivo, facile da comprendere per l’operatore. Basterà attivare la funzionalità di ricerca e la stessa schermata di visualizzazione della scheda dell’invitato si trasforma nella modalità di ricerca, tutti i dati contenuti nei campi visibili sono immediatamente cercabili.
Richieste di ricerca multiple, con opzione di richieste di omissione permettono di filtrare un gruppo di invitati in modo estremamente preciso. Ad esempio: Trova tutti gli invitati che hanno la categoria Stampa, che non si sono ancora registrati, omettendo chi ha già ricevuto l’email di invito.
Ogni ricerca potrà essere salvata, cosi da avere accesso rapido a ricerche ricorrenti.
QR code sempre pronto
Direttamente dal sistema sarà possibile generare il QR code, sia in modalità massiva, sia in modalità manuale sulla singola scheda della persona. Il QR code generato potrà essere inserito nei modelli email di convocazione o nel modello email automatico. Il partecipante riceverà l’email con il QR code come immagine inline nel corpo del messaggio.
Mostrare la mail con il QR code potrà snellire le procedure di accredito.
Gestione allotment degli hotel
La gestione degli hotel è sempre un tasto dolente in tutte le organizzazioni di eventi. La piattaforma di gestione per segreteria organizzativa aiuta il lavoro sulle prenotazioni alberghiere, tiene traccia di tutti gli in e out degli ospiti, della tipologia di stanza e di chi la condivide con qualcuno, delle esigenze particolari su quel pernottamento.
Gestisce le numeriche, cosi da avere un rapido colpo d’occhio sul conteggio delle notti per tipologia di camera. Gestisce le rooming list così da comunicare all’albergo sempre la lista precisa delle prenotazioni.
Procedure automatizzate permettono l’assegnazione massiva dell’albergo e la comunicazione dei dati di pernottamento personali nel modello email.
Gestione dei mezzi di trasporto
Organizzare un viaggio è più semplice con il sistema di gestione per segreteria organizzativa, la lista dei mezzi può gestire i posti disponibili su ogni singolo mezzo (aereo, treno, pullman, nave, etc.). le singole tratte possono essere combinate per creare un routing di viaggio completo di andata e ritorno.
In questo modo sarà più facile assegnare uno stesso viaggio a più persone e comunicare via email con una chiara tabella il viaggio diviso in tratte, con tutte le informazioni da, a, data ora di partenza e di arriva, vettore e numero mezzo.
